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Die elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM)

Die Lohnsteuerabzugsmerkmale (zum Beispiel Steuerklasse, Freibeträge) werden in einer Datenbank der Finanzverwaltung zum elektronischen Abruf für die Arbeitgeber bereitgestellt und als Elektronische LohnSteuerAbzugsMerkmale (ELStAM) bezeichnet.

Die Arbeitgeber können – nach einer Berechtigungsprüfung – die von der Finanzverwaltung bereitgestellten ELStAM ihrer Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer abrufen. Arbeitgeber sind daher gesetzlich verpflichtet, Ihre Arbeitnehmer im ELStAM-Verfahren anzumelden!

Mit der Anwendung der ELStAM wird das Lohnsteuerabzugsverfahren für alle Beteiligten vereinfacht. Sobald die Arbeitgeber die ELStAM nutzen, können steuerlich bedeutsame Änderungen nach ihrer Eintragung im Melderegister (z. B. Heirat, Geburt eines Kindes, Kirchenein- oder Kirchenaustritt) automatisch beim Lohnsteuerabzug der Arbeitnehmerin und des Arbeitnehmers berücksichtigt werden. Antragsgebundene Freibeträge sind wie bisher jährlich beim Finanzamt zu beantragen, soweit sie nicht bereits mehrjährig beantragt wurden (wie z. B. Pauschbeträge für Behinderte oder Hinterbliebene).

Die ELStAM werden im Regelfall 5 Werktage nach der Anmeldung bereitgestellt. Der Samstag gilt auch als Werktag. Wenn nach Ablauf dieser Frist eine Bereitstellung der ELStAM beziehungsweise eine Rückmeldung von Verfahrenshinweisen noch nicht erfolgt ist, haben Arbeitgeber beziehungsweise deren Datenübermittler die Möglichkeit, sich über ein Formular nach dem Verarbeitungsstand der Anmeldung zu erkundigen.

Als Arbeitgeber benötigen Sie ein Organisationszertifikat von Mein ELSTERl sowie ein Lohnprogramm, welches ELStAM unterstützt. Alternativ können Sie das kostenfreie ElsterFormular dafür nutzen.

Das offizielle Programm der Finanzverwaltung von Bund und Ländern:

Die neue ElsterFormular-Version steht seit dem 14. Juni 2018 (Version 19.5.) zum Herunterladen bereit.
Zum Download von ElsterFormular.

Fragen und Antworten zu den elektonischen Lohnsteuerabzugsmerkmalen

1. Wie erfolgt die Anmeldung des Arbeitnehmers durch den Arbeitgeber?
  1. Die Anmeldung der Arbeitnehmer im ELStAM-Verfahren erfolgt mit einer vom Arbeitgeber eingesetzten Software zur Lohnabrechnung oder über ElsterFormular.
  2. Der Arbeitgeber gibt bei der Anmeldung folgende Informationen mit:
    • den Tag der Geburt des Arbeitnehmers
    • die steuerliche Identifikationsnummer des Arbeitnehmers
    • ob es sich jeweils um das Hauptarbeitsverhältnis (Steuerklasse 1 bis 5) oder um ein Nebenarbeitsverhältnis (Steuerklasse 6) handelt.

Diese Informationen erhält der Arbeitgeber von seinem Arbeitnehmer.

In Fällen, in denen der elektronische Arbeitgeberabruf gesperrt ist, kann der Arbeitgeber den Arbeitnehmer nicht anmelden. In diesen Fällen sollte Kontakt zum Arbeitnehmer aufgenommen werden, um den Grund der Sperre zu ermitteln. Legt der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber eine vom Finanzamt ausgestellte Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug vor, hat er diese für den Lohnsteuerabzug zu Grunde zu legen. Der Arbeitnehmer hat den Arbeitgeber über die Aufhebung der Sperre zu informieren. Anschließend kann eine Anmeldung des Arbeitnehmers im ELStAM-Verfahren erfolgen.

2. Wann erfolgt der Abruf der ELStAM des Arbeitnehmers?

Arbeitgeber bekommen die ELStAM ihrer angemeldeten Arbeitnehmer zum Abruf bereitgestellt. Laufende Änderungen werden grundsätzlich bis zum 5. Werktag des folgenden Monats zum Abruf bereit gestellt. Dabei erhalten zuerst die Arbeitgeber eine Änderungsliste, bei denen sich Auswirkungen für die Arbeitnehmer ergeben. Anschließend erfolgt die Bereitstellung leerer Änderungslisten (Hinweis: "Für Ihre Arbeitnehmer haben sich keine Änderungen ergeben.") für die übrigen Arbeitgeber.

Der Arbeitgeber ist verpflichtet, dem Arbeitnehmer die ELStAM in der Lohnabrechnung mitzuteilen (§ 39e Absatz 5 Satz 2 EStG). Auskünfte zu den Lohnsteuerabzugsmerkmalen erteilt dem Arbeitnehmer auch das zuständige Finanzamt oder können von diesem in Mein ELSTER eingesehen werden.

In Fällen, in denen der elektronische Arbeitgeberabruf gesperrt ist, erhält der Arbeitgeber einen Hinweis, aber keine ELStAM für den entsprechenden Arbeitnehmer. Legt der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber eine vom Finanzamt ausgestellte Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug vor, hat er diese für den Lohnsteuerabzug zu verwenden.

3. Welche Daten benötigt Ihr Arbeitgeber von Ihnen?

Ihr Arbeitgeber benötigt nur noch Ihr Geburtsdatum und Ihre steuerliche Identifikationsnummer sowie die Auskunft, ob es sich um das Haupt- oder um ein Nebenarbeitsverhältnis handelt. Dies gilt auch bei Wechsel zu einem neuen Arbeitgeber.

Steuerlich bedeutsame Änderungen werden nach ihrer Eintragung im Melderegister (zum Beispiel Heirat, Geburt eines Kindes, Kirchenein- oder Kirchenaustritt) automatisch für Ihren Lohnsteuerabzug berücksichtigt.

Ausführliche Informationen finden Sie auch auf www.elster.de

4. Wer führt Änderungen durch?

Für die Änderung der Lohnsteuerabzugsmerkmale (zum Beispiel Steuerklassenwechsel, Eintragung von Kinderfreibeträgen und anderen Freibeträgen) sind grundsätzlich die Finanzämter zuständig.

Folgende Änderungen werden durch die Finanzämter erledigt:

  • Eintragung von antragsgebundenen Freibeträgen
  • Steuerklassenänderungen, zum Beispiel
    • Eintragung der Steuerklasse II
      (zum Beispiel nach Geburt eines Kindes bei Alleinstehenden)
    • Steuerklassenwechsel zwischen III/V und IV/IV mit Faktor
  •     Änderungen nach einer Trennung der Ehegatten/eingetragenen Lebenspartner oder nach Beendigung der Trennung
  •     Eintragung von Kinderfreibeträgen
  •     Berichtigung unrichtiger Lohnsteuerabzugsmerkmale

Folgende Änderungen übermitteln die Meldebehörden:

Anschriftenänderungen und standesamtliche Veränderungen wie zum Beispiel

  • Kirchenein- oder Kirchenaustritt,
  • Eheschließung
  • Begründung einer eingetragenen Lebenspartnerschaft
  • Geburt, Adoption oder Tod

werden nach wie vor von den Bürgerbüros der Städte und Gemeinden verwaltet.

Von den Stadt- oder Gemeindeverwaltungen erfolgt die direkte Datenweitergabe an die Finanzverwaltung bei Änderungen der persönlichen Lebenssachverhalte. Auf dieser Grundlage werden ggf. erforderliche Änderung der persönlichen Lohnsteuerabzugsmerkmale vorgenommen. 

Im Falle der Eheschließung und der Begründung einer eingetragenen Lebenspartnerschaft wird automatisiert die Lohnsteuerklassenkombination IV/IV gebildet und dem Arbeitgeber für den Lohnsteuerabzug bereitgestellt.

Der Weg zum Finanzamt ist nur noch dann erforderlich, wenn eine andere Steuerklassenwahl (etwa von 4/4 auf 3/5) oder die Übertragung eines Kinderfreibetrages gewünscht wird.

5. Auskünfte zu den Lohnsteuerabzugsmerkmalen für Arbeitnehmer

Der Arbeitgeber ist verpflichtet, dem Arbeitnehmer die ELStAM in der Lohnabrechnung mitzuteilen (§ 39e Absatz 5 Satz 2 EStG).  Welche ELStAM für Sie gespeichert sind und welche Arbeitgeber Sie in den letzten zwei Jahren abgerufen haben, können Sie jederzeit  in Mein ELSTER eingesehen werden.

Alternativ erhalten Sie auf Antrag bei dem für Sie zuständigen Finanzamt Auskunft über die für Sie gebildeten ELStAM bzw. über die durch Arbeitgeber in den letzten zwei Jahren erfolgten Abrufe der ELStAM.

Hinweis:

Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer können sich in Mein ELSTER über die für sie aktuell gespeicherten elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale informieren. Voraussetzung ist die vorherige Registrierung mit der steuerlichen Identifikationsnummer (IdNr).

Informationsheft
Weitere Informationen
Info-Hotline

Telefon: 0261/20179279
Montag bis Donnerstag von 08:00 Uhr - 17:00 Uhr
Freitag von 08:00 Uhr - 13:00 Uhr

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